Hvad er en databog, og hvem har brug for en?

Begrebet "databog" er ikke et lovfæstet begreb i dansk ret. Det er et praktisk redskab, og det er præcis derfor det har bredt sig. En databog samler den dokumentation om virksomhedens digitale systemer og databehandling, som revisor, advokat og køber beder om, når noget sættes i spil.

Hvad indeholder en databog?

En databog er typisk en struktureret oversigt, der kombinerer to lovkrav og et praktisk behov.

Det første er artikel 30-fortegnelsen (GDPR): hvilke systemer behandler personoplysninger, til hvilket formål, hvem har adgang, og hvornår slettes data?

Det andet er IT-dokumentation under bogføringsloven og Erhvervsstyrelsens krav: hvilke bogføringssystemer bruges, og overholder de de tekniske krav til IT-sikkerhed og sikkerhedskopiering?

Det tredje er aktivoversigten, selve grundlaget for praktisk due diligence: hvilke digitale systemer, licenser, domæner og konti ejer virksomheden, og hvem ejer adgangen til dem?

Revisorer bruger begrebet ved virksomhedssalg

Grant Thornton beskriver, at de ved IT due diligence specifikt gennemgår "driftsrutiner og dokumentation af systemet, herunder beredskabsplaner." PwC skriver direkte om virksomhedsfrasalg: "Virksomheder, som skal igennem en due diligence i forbindelse med et frasalg, vil stå stærkere, hvis de kan påvise overholdelse af gældende lovgivning og en højere organisatorisk modenhed."

En databog er dokumentationen, der viser, at du har styr på begge dele.

Bogføringsloven skabte et nyt krav

Fra 1. januar 2025 skal årsregnskabspligtige virksomheder bruge et registreret digitalt bogføringssystem. Bruger du et specialudviklet system (dvs. et system, der ikke er på Erhvervsstyrelsens liste), er det din virksomheds eget ansvar at dokumentere, at systemet lever op til IT-sikkerhedskravene. Den dokumentation er en naturlig del af en databog.

Hvem har brug for det nu, og hvem har brug for det snart?

Er du ikke på vej til salg, generationsskifte eller kapitalrejsning, er en databog stadig nyttig: den gør dig klar, og den reducerer risikoen for at miste adgang til forretningskritiske systemer, når en nøgleperson forlader virksomheden. Er du på vej til noget af ovenstående, er en databog ikke blot rart at have. Den er det, der adskiller en velordnet salgssituation fra én, der trækker i langdrag.

Ejerblik er din digitale databog: aktivregister, GDPR-fortegnelse og due diligence-rapport i ét. Opret en gratis konto og byg din databog i dag.