Sådan forbereder du digital due diligence på 30 dage

De fleste ejerledere ved, at digital due diligence er vigtigt. Færre ved, hvor de skal starte. Denne guide giver dig en konkret plan fordelt over fire uger. Du behøver ikke IT-ekspertise. Du behøver systematik.

Uge 1: Kortlæg hvad virksomheden ejer

Begynd med det mest grundlæggende: lav en liste over alle de digitale systemer, virksomheden bruger. Regnskabssystem, CRM, e-mailplatform, hjemmeside, sociale medier, annoncekonti, cloud-opbevaring, projektstyringsværktøjer og alle øvrige abonnementer.

For hvert system noterer du: hvem der er registreret som ejer, hvilken e-mail-adresse kontoen er oprettet med, om det er en privat eller virksomhedsadresse, og om betalingen trækkes på et privat eller virksomhedskort.

Det lyder enkelt. For de fleste ejerledere tager det 3-4 timer og afslører mindst ét system, de havde glemt, og mindst ét, der er registreret på en tidligere medarbejder.

Uge 2: Tjek ejerskabet

Gennemgå listen fra uge 1 og stil spørgsmålet for hvert aktiv: ejer virksomheden dette, eller ejer en person det?

Domæner skal være registreret i virksomhedens navn, ikke bureauets eller den freelancer, der byggede hjemmesiden. Annoncekonti hos Google og Meta skal have virksomheden som administrator, ikke bureauet alene. Microsoft 365 og Google Workspace skal køre som en virksomhedstenant, ikke som personlige konti der deles.

Opdager du aktiver, der er registreret forkert, er det her, du retter det. Det tager tid, men det er den tid, du ellers bruger under en due diligence-proces med advokater og revisorer til at forklare, hvorfor det ikke er i orden.

Uge 3: Dokumenter adgange og aftaler

For hvert system i dit register noterer du: hvem der har adgang, hvilken rolle de har (administrator, bruger, faktureringsansvarlig), og om der er en kontrakt eller serviceaftale der regulerer forholdet.

Databehandleraftaler er særligt vigtige. Bruger du et system, der behandler personoplysninger om kunder eller medarbejdere, skal der foreligge en databehandleraftale. Mangler den, er du ikke compliant med GDPR-forordningens artikel 28, og det er et punkt, en køber eller Datatilsynet vil opdage.

Tjek også fornyelsesdatoer. En køber vil vide, hvilke aftaler der udløber inden for 12 måneder efter overtagelsen.

Uge 4: Generer dokumentationen

Når kortlægningen er på plads, samler du det i et format, andre kan læse. Det er her, mange ejerledere stopper op: et regneark er ikke tilstrækkeligt, og et tekstdokument uden struktur hjælper ingen.

En professionel due diligence-rapport over de digitale aktiver indeholder en samlet oversigt over alle systemer med ejer og adgangsforhold, en risikovurdering med de punkter, der kræver opmærksomhed, dokumentation for de vigtigste aftaler og en status på GDPR-fortegnelsen.

Ejerblik genererer denne rapport automatisk ud fra de data, du har registreret. Du opdaterer din registrering, rapporten er klar. Se, hvordan rapporten ser ud.

Hvad sker der efter 30 dage?

Du har ikke løst alle problemer. Men du har overblik. Og du ved, hvad der skal rettes, inden processen går i gang for alvor.

BDO skriver om virksomhedssalg, at kapitalrejsning og virksomhedssalg kræver grundig forberedelse, og at den forberedelse betaler sig i forhandlingspositionen. Det digitale er en del af den forberedelse, der oftest starter for sent.

Ejerblik giver dig strukturen til at gennemføre alle fire uger. Opret en gratis konto og kom i gang i dag.