Zoom er en platform til videomøder, webinarer og telefoni. Den bruges bredt i danske virksomheder til interne møder og kundemøder og konkurrerer med Microsoft Teams og Google Meet. En erhvervskonto samler brugere, licenser og mødeoptagelser under virksomhedens administration.

Hvem bør eje virksomhedens Zoom-konto?

Virksomheden, via én erhvervskonto med central brugeradministration på eget domæne. Medarbejdere oprettes som brugere under kontoen i stedet for at have hver deres private abonnement. Så kan licenser styres samlet, og adgange lukkes ved fratrædelse uden at miste optagelser og indstillinger.

Er Zoom lovligt at bruge med persondata?

Ja, med korrekt opsætning. Zoom er en amerikansk databehandler, så der skal foreligge en databehandleraftale, hvilket erhvervsvilkårene dækker. Mødeoptagelser med persondata bør have en klar slettepolitik, og deltagere skal informeres, når møder optages.

Der findes en gratis version med tidsbegrænsede møder. Betalte planer koster typisk fra ca. 12 til 20 EUR pr. bruger pr. måned afhængigt af funktioner som webinarer og telefoni. Tjek løbende, om antallet af betalte licenser matcher det reelle behov, for ubrugte licenser er et klassisk fund i en SaaS-gennemgang.

Aktivtype

Zoom

Zoom er en af verdens mest udbredte platforme til videomøder og webinarer og bruges i mange danske virksomheder som møde…

Hvad er zoom?

Zoom er en af verdens mest udbredte platforme til videomøder og webinarer og bruges i mange danske virksomheder som mødeværktøj internt og mod kunder. En Zoom-erhvervskonto med brugere, mødeoptagelser og webinarhistorik er et digitalt aktiv, og optagelser af kundemøder kan indeholde persondata og fortrolig information. Kontoen bør ejes af virksomheden med central brugeradministration, ikke bestå af spredte personlige konti på medarbejdernes egne e-mails.

Zoom-brug starter ofte decentralt: enkelte medarbejdere opretter gratis konti eller får et Pro-abonnement på firmakortet, og over tid opstår en uoverskuelig blanding af private og betalte konti. Virksomheden betaler måske for flere licenser, end den bruger, og ingen har overblik over, hvor mødeoptagelser med kunder ligger gemt.

Det rigtige setup er én erhvervskonto ejet af virksomheden, hvor medarbejdere er brugere under kontoen, og hvor en administrator styrer licenser, optagelsesindstillinger og datalagring. Mødeoptagelser i skyen er et selvstændigt opmærksomhedspunkt: de kan indeholde persondata og forretningsfortrolig dialog og bør have en aftalt slettepolitik i stedet for at hobe sig op. Som amerikansk databehandler kræver Zoom desuden en databehandleraftale, når der behandles persondata, hvilket erhvervsaftalen dækker.

Ved offboarding skal medarbejderens Zoom-adgang lukkes, og eventuelle optagelser overdrages, ligesom med filer og e-mail. I Ejerblik registreres Zoom med kontotype, antal licenser, pris, administratorer og ansvarlig person.

I praksis

For ejerledere er kendskabet til zoom særligt relevant i forbindelse med digital due diligence. En klar dokumentation af alle aktiver inden for denne kategori giver en mere troværdig og komplet virksomhedsprofil og reducerer risikoen for uklarheder under et salg eller ejerskifte.

Ofte stillede spørgsmål

Relaterede opslag

AktivtypeMicrosoft TeamsMicrosoft Teams er Microsofts platform til chat, møder og samarbejde og de facto-standarden for intern kommunikation i mange danske virksomheder. Teams er en del af Microsoft 365-abonnementet, og indholdet, chathistorik, delte filer og mødeoptagelser, ligger i virksomhedens Microsoft-lejer (tenant). Ejerskabet af den tenant og administratoradgangen til den afgør, om virksomheden reelt kontrollerer sin egen interne kommunikation.FagtermSaaS (Software as a Service)Softwareabonnementer der betales løbende (månedligt eller årligt) i stedet for en engangskøbspris. SaaS-udgifter er den hurtigst voksende udgiftspost i danske SMV'er og den sværeste at have fuldt overblik over. Ejerblik registrerer alle SaaS-abonnementer med betalingsoplysninger og fornyelsesdatoer.FagtermDatabehandleraftale (DPA)En juridisk bindende aftale mellem den dataansvarlige (virksomheden) og en databehandler (typisk en software-leverandør) der regulerer, hvad databehandleren må gøre med virksomhedens personoplysninger. Databehandleraftaler er et krav under GDPR og bør registreres for alle systemer der behandler personoplysninger.FagtermGDPR (Databeskyttelsesforordningen)EU's databeskyttelsesforordning der regulerer indsamling og behandling af personoplysninger. Alle virksomheder der behandler personoplysninger om EU-borgere er underlagt GDPR. Digitale aktiver som CRM-systemer, e-mailplatforme og hjemmesider er centrale for GDPR-compliance.FagtermOffboarding (digital)Processen med systematisk at fjerne en medarbejders adgange til digitale systemer og platforme, når de forlader virksomheden. Digital offboarding er en kritisk sikkerhedsproces – glemte adgange hos eksmedarbejdere er en af de hyppigste sikkerhedsrisici i SMV'er.

← Tilbage til leksikon

Klar til at kortlægge din virksomheds digitale aktiver?

Ejerblik guider dig trin for trin med 205+ foruddefinerede aktivtyper og AI-funktionen Kontoscanner.

Få gratis adgang

Ingen binding · Data i EU · Dansk support