Hvorfor betragtes projektledelsesværktøjer som Shadow IT-risici?

Fordi de typisk startes af individuelle medarbejdere på eget initiativ uden IT-godkendelse, og opbygger et indhold af forretningsinformation som virksomheden ikke har fuldt overblik over. Når medarbejderen forlader virksomheden, kan data og adgange gå tabt.

Bør alle projektledelsesværktøjer registreres i Ejerblik?

Ja — ethvert system der indeholder forretningsdata bør registreres. Prioritér de systemer der benyttes aktivt af flere medarbejdere og indeholder data der er svære at genskabe.

Hvad gør jeg, hvis en fratrådt medarbejder var den eneste administrator på et projektledelsesværktøj?

Kontakt leverandørens support med dokumentation for virksomhedens ejerskab (forretnings-e-mail, fakturakvittering). De fleste seriøse leverandører kan overdrage administratoradgangen. Det er en krævende proces — forebyg ved at sikre at virksomhedskontoen altid er ejerkonto.

Er der særlige GDPR-overvejelser ved projektledelsesværktøjer?

Ja — hvis projektledelsesværktøjet indeholder personoplysninger om kunder, samarbejdspartnere eller medarbejdere, er leverandøren en databehandler, og der kræves en databehandleraftale. Tjek leverandørens databehandlerbetingelser.

Aktivtype

Projektledelsesværktøj

Digitale platforme til planlægning og styring af opgaver og projekter — f.eks. Asana, Monday.com, Trello, Notion eller B…

Hvad er projektledelsesværktøj?

Digitale platforme til planlægning og styring af opgaver og projekter — f.eks. Asana, Monday.com, Trello, Notion eller Basecamp. Projektledelsesværktøjer indeholder ofte forretningskritiske arbejdsdokumenter, beslutninger og kommunikation. De er hyppige Shadow IT-kandidater, da de typisk startes af en enkelt medarbejder med eget login og ikke formelt registreres som virksomhedens aktiv.

Projektledelsesværktøjer starter ofte som en enkelt medarbejders private løsning — og vokser gradvist til at indeholde vigtig forretningsinformation, kundedata og projektdokumentation. Problemet opstår, når den pågældende medarbejder forlader virksomheden, og det viser sig at kontoen er oprettet med et privat log-in uden for virksomhedens styring.

Ejerblik anbefaler at alle projektledelsesværktøjer registreres i aktivregisteret og at administratoradgang altid er knyttet til en virksomhedskonto — ikke en personlig e-mail.

I praksis

For ejerledere er kendskabet til projektledelsesværktøj særligt relevant i forbindelse med digital due diligence. En klar dokumentation af alle aktiver inden for denne kategori giver en mere troværdig og komplet virksomhedsprofil og reducerer risikoen for uklarheder under et salg eller ejerskifte.

Ofte stillede spørgsmål

Relaterede opslag

FagtermShadow ITSoftware og digitale tjenester som medarbejdere bruger i arbejdssammenhæng uden IT-afdelingens eller ledelsens vidende. Shadow IT er en sikkerhedsrisiko: virksomhedsdata lagres i systemer der ikke er godkendte og som virksomheden ikke har styr på. Ejerblik hjælper med at afdække Shadow IT.AktivtypeCloudlagringEn tjeneste til lagring og deling af filer via internettet — f.eks. Google Drive, Dropbox, OneDrive eller Box. Cloudlagring er en af de hyppigste kilde til Shadow IT: medarbejdere opretter private konti og deler arbejdsdokumenter uden virksomhedens vidende. For at sikre kontrol over virksomhedens data bør cloudlagring ejes og styres centralt af virksomheden.FagtermSaaS (Software as a Service)Softwareabonnementer der betales løbende (månedligt eller årligt) i stedet for en engangskøbspris. SaaS-udgifter er den hurtigst voksende udgiftspost i danske SMV'er og den sværeste at have fuldt overblik over. Ejerblik registrerer alle SaaS-abonnementer med betalingsoplysninger og fornyelsesdatoer.FunktionBrugerrolleDet adgangsniveau en bruger tildeles i Ejerblik (Ejer, Redaktør, Bidragyder eller Gæst) eller på et specifikt aktiv (Admin-adgang eller Brugeradgang). Korrekte roller er afgørende for datasikkerhed og compliance – og for at rådgivere og revisorer kun ser det, de skal se.

← Tilbage til leksikon

Klar til at kortlægge din virksomheds digitale aktiver?

Ejerblik guider dig trin for trin med 205+ foruddefinerede aktivtyper og AI-funktionen Kontoscanner.

Få gratis adgang

Ingen binding · Data i EU · Dansk support