Hvad er risikoen ved at lade medarbejdere bruge private cloudlagre til arbejdsformål?

Data der lagres i private konti, tilhører reelt kontohaveren og ikke virksomheden. Ved fratrædelse kan medarbejderen beholde adgangen til disse filer, og virksomheden har ingen teknisk mulighed for at tilbagekalde den. Det udgør en alvorlig informationssikkerhedsrisiko.

Hvad er den bedste løsning for central cloudlagring?

Google Workspace og Microsoft 365 er de mest udbredte løsninger der kombinerer virksomhedsstyret cloudlagring med e-mail og samarbejdsværktøjer. Begge giver IT-administratorer fuld kontrol over adgange og data.

Skal Dropbox eller Google Drive registreres som aktiver i Ejerblik?

Ja — alle cloudlagringstjenester der indeholder forretningsdata bør registreres. Hvert aktiv bør have en registreret ansvarlig administrator og klart dokumenteret ejerskab (virksomhedskonto vs. privat konto).

Hvad gælder GDPR-mæssigt for cloudlagring?

Cloudlagringstjenester der behandler personoplysninger kræver en databehandleraftale. Google og Microsoft tilbyder standardiserede databehandleraftaler som del af deres Enterprise-abonnementer. Tjek at dine kontrakter er opdaterede.

Aktivtype

Cloudlagring

En tjeneste til lagring og deling af filer via internettet — f.eks. Google Drive, Dropbox, OneDrive eller Box. Cloudlagr…

Hvad er cloudlagring?

En tjeneste til lagring og deling af filer via internettet — f.eks. Google Drive, Dropbox, OneDrive eller Box. Cloudlagring er en af de hyppigste kilde til Shadow IT: medarbejdere opretter private konti og deler arbejdsdokumenter uden virksomhedens vidende. For at sikre kontrol over virksomhedens data bør cloudlagring ejes og styres centralt af virksomheden.

Problemet med ukontrolleret cloudlagring er ikke selve teknologien — det er at data der burde tilhøre virksomheden, befinder sig i private konti hos nuværende og tidligere medarbejdere. Forretningshemmeligheder, kundelister og interne dokumenter kan være tilgængelige for fratrådte medarbejdere i årevis efter ansættelsens ophør, uden at virksomheden er klar over det.

Ejerblik anbefaler en klar politik for cloudlagring: alle forretningsdata lagres i virksomhedsstyrede konti, private konti til arbejdsbrug forbydes, og brugeradgange gennemgås og tilbagekaldes som del af offboarding-processen.

I praksis

For ejerledere er kendskabet til cloudlagring særligt relevant i forbindelse med digital due diligence. En klar dokumentation af alle aktiver inden for denne kategori giver en mere troværdig og komplet virksomhedsprofil og reducerer risikoen for uklarheder under et salg eller ejerskifte.

Ofte stillede spørgsmål

Relaterede opslag

FagtermShadow ITSoftware og digitale tjenester som medarbejdere bruger i arbejdssammenhæng uden IT-afdelingens eller ledelsens vidende. Shadow IT er en sikkerhedsrisiko: virksomhedsdata lagres i systemer der ikke er godkendte og som virksomheden ikke har styr på. Ejerblik hjælper med at afdække Shadow IT.AktivtypeGoogle WorkspaceGoogles suite af erhvervsapplikationer: Gmail, Drive, Docs, Calendar, Meet m.fl. Er typisk en virksomheds primære digitale infrastruktur og bør registreres med tydeligt ejerskab og admin-adgang i Ejerblik.AktivtypeMicrosoft 365Microsofts suite af erhvervsapplikationer: Exchange (e-mail), Teams, SharePoint, OneDrive og Office-apps. Svarer til Google Workspace og er typisk en virksomheds primære digitale platform. Admin-adgang til Microsoft 365 giver adgang til al virksomhedsdata.AktivtypeBackup (sikkerhedskopiering)En kopi af virksomhedens data gemt på en separat lokation. Backup af kritiske systemer (hjemmeside, databaser, e-mail) er en grundlæggende IT-hygiejne. Ejerblik registrerer backup-løsninger som selvstændige aktiver med ansvarlig og fornyelsesdato.

← Tilbage til leksikon

Klar til at kortlægge din virksomheds digitale aktiver?

Ejerblik guider dig trin for trin med 205+ foruddefinerede aktivtyper og AI-funktionen Kontoscanner.

Få gratis adgang

Ingen binding · Data i EU · Dansk support