Fagterm

Arkivering (digital)

Den strukturerede langtidsopbevaring af digitale dokumenter, filer og data i overensstemmelse med juridiske opbevaringsk…

Hvad er arkivering?

Den strukturerede langtidsopbevaring af digitale dokumenter, filer og data i overensstemmelse med juridiske opbevaringskrav. Bogføringsloven kræver opbevaring af regnskabsmateriale i 5 år, GDPR stiller krav om sletteprocedurer, og brancher som finans og medicinal har yderligere krav. Et dokumenteret arkiveringssystem er et kritisk compliance-aktiv.

Digital arkivering er mere end blot at gemme filer i en mappe. Det kræver strukturerede arkiveringsformater der er læsbare over tid (f.eks. PDF/A frem for redigerbare dokumentformater), metadata der dokumenterer indholdet, og en procedure der sikrer at arkivet er søgbart og genfindeligt mange år efter.

For virksomheder underlagt den nye bogføringslov gælder fra 2024 krav om digitalt regnskabssystem og tilhørende arkivering af bilag. Systemet skal arkivere regnskabsmateriale i 5 år og sikre at materialet kan fremsendes til Skattestyrelsen digitalt inden for rimelig tid.

I praksis

For ejerledere er kendskabet til arkivering særligt relevant i forbindelse med digital due diligence. En klar dokumentation af alle aktiver inden for denne kategori giver en mere troværdig og komplet virksomhedsprofil og reducerer risikoen for uklarheder under et salg eller ejerskifte.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er opbevaringskravet for regnskabsmateriale i Danmark?

Bogføringsloven kræver opbevaring i 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører. Det gælder bilag, kontospecifikationer, bogføring og årsrapport. Elektronisk arkivering er tilladt og i praksis krævet af de nye regler.

Hvad er PDF/A, og hvorfor er det vigtigt for arkivering?

PDF/A er en ISO-standard for langtidsarkivering af PDF-dokumenter. Den sikrer at dokumentet er selvstændigt (ingen afhængighed af eksterne ressourcer) og læsbart over tid. PDF/A anbefales til alle dokumenter der skal arkiveres i mere end 5–10 år.

Er e-mails underlagt opbevaringskrav?

Ja, hvis de indeholder regnskabsmateriale, aftalevilkår eller anden dokumentation med juridisk eller regnskabsmæssig relevans. E-mails der udgør bilag til bogføringen – f.eks. ordrebekræftelser og fakturaer sendt pr. mail – skal arkiveres i overensstemmelse med bogføringsloven.

Hvad er forskellen på backup og arkivering?

Backup er en korttidssikkerhed mod datatab – typisk med automatisk overskrivning efter 30–90 dage. Arkivering er langtidsopbevaring af uforanderlige dokumenter. Begge er nødvendige og supplerer hinanden. En backup erstatter ikke et lovpligtigt arkiv.

Relaterede opslag

← Tilbage til leksikon

Klar til at kortlægge din virksomheds digitale aktiver?

Ejerblik guider dig trin for trin med 205+ foruddefinerede aktivtyper og AI-funktionen Kontoscanner.

Få gratis adgang →